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第四节 会计凭证的传递和保管
一、会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制到归档保管时止，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。科学地组织会计凭证传递，对于及时地反映和监督经济业务的发生和完成情况，合理地组织经济活动，加强经济管理责任制，都具有重要意义。科学、合理地组织凭证的传递，既能及时地、真实地反映和监督经济业务的发生和完成情况，把有关部门和人员合理组织起来，分工协作地处理经济业务，也有利于考核经办业务的有关部门和人员是否按照规定的凭证传递手续办事，强化责任制，提高效率。企业应根据经济业务的特点、内部管理的要求、组织结构和人员分工情况，合理确定会计凭证的传递程序。会计凭证传递程序的设计原则，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理、有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。
科学的传递程序应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。因此，在制定会计凭证传递程序时，应当注意考虑下列三个问题：
1.制定科学合理的传递路线。要根据经济业务特点、企业内部机构设置和人员分工情况，以及经营管理需要，恰当地规定各种会计凭证所流经的必要环节，做到既能使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节，影响传递速度。
2.确定合理的停留处理时间。要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成，但又要防止不必要的耽搁，使会计凭证以最快的速度传递，以充分发挥及时传递经济信息的作用。
3.建立凭证交接签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完整、严密、简便易行。
二、会计凭证的保管
会计凭证的保管是指对会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求：
1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。
一、会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制到归档保管时止，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。科学地组织会计凭证传递，对于及时地反映和监督经济业务的发生和完成情况，合理地组织经济活动，加强经济管理责任制，都具有重要意义。科学、合理地组织凭证的传递，既能及时地、真实地反映和监督经济业务的发生和完成情况，把有关部门和人员合理组织起来，分工协作地处理经济业务，也有利于考核经办业务的有关部门和人员是否按照规定的凭证传递手续办事，强化责任制，提高效率。企业应根据经济业务的特点、内部管理的要求、组织结构和人员分工情况，合理确定会计凭证的传递程序。会计凭证传递程序的设计原则，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理、有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。
科学的传递程序应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。因此，在制定会计凭证传递程序时，应当注意考虑下列三个问题：
1.制定科学合理的传递路线。要根据经济业务特点、企业内部机构设置和人员分工情况，以及经营管理需要，恰当地规定各种会计凭证所流经的必要环节，做到既能使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节，影响传递速度。
2.确定合理的停留处理时间。要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成，但又要防止不必要的耽搁，使会计凭证以最快的速度传递，以充分发挥及时传递经济信息的作用。
3.建立凭证交接签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完整、严密、简便易行。
二、会计凭证的保管
会计凭证的保管是指对会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求：
1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。
从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
2.会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
3.会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
4.原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面上注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。对各种重要的原始凭证，如押金收据等，以及各种需要随时查阅的退回单据，应另编目录，单独保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。
5.每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
6.要严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。
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